Les premiers mois d’une entreprise sont considérés comme une traversée du désert.
Seul, ou presque, à la tête de votre organisation, vous vous y consacrez corps et âme. Entre gestion du site web, envoi des devis, réseautage et réalisation des prestations, vous ne dormez plus la nuit.
Une bonne organisation, construite pour accompagner le développement de vos activités, est essentielle. Systématiser son business est un passage obligé pour accéder à la croissance et enfin, piloter sa société.
Mais c’est quoi, la systématisation de son activité ?
Les mots systématisation, processus, organisation, pilotage et consorts génèrent, chez beaucoup de personnes, de l’angoisse.
Vous imaginez des rouages compliqués, des check-list interminables, des procédures longues et douloureuses et finalement, vous vous dites que vous n’en avez pas besoin. Vous serez bien plus rapide si vous ne perdez pas de temps à organiser chaque détail de votre entreprise.
C’est vrai, tant que vous restez un petit entrepreneur qui vit de client en client, ne sachant jamais s’il aura des missions le mois prochain. Vous pourriez vous arrêter là et garder le statu quo, ou bien faire preuve du courage nécessaire à vos ambitions et découvrir ce qu’est – et ce que n’est pas – la systématisation de vos activités.
La systématisation n’est pas…
La création de procédures pour le principe de créer des procédures avec le résultat désolant de passer davantage de temps à en discuter et à les améliorer qu’à réellement travailler.
Toute organisation a besoin de normes pour survivre, c’est vrai aussi pour votre entreprise. Avoir consigné par écrit les processus les plus importants au bon fonctionnement de votre activité sera crucial le jour où vous engagerez du personnel. Ce sera d’autant plus important le jour où votre premier employé quittera l’entreprise. Vous ne voulez pas que les procédures qui tiennent votre organisation debout ne soient consignées que dans le cerveau de la personne qui démissionne.
Sur le long terme, la systématisation vous fera gagner du temps. Si elle vous en fait perdre, c’est qu’elle est trop lourde et que vous êtes tombé dans une sorte de syndrome bureaucratique qui touche de nombreuses sociétés.
En vérité, la systématisation de son business consiste à…
Créer des procédures de fonctionnement solides de façon à ce que chacun sache ce qui doit être fait, comment cela doit être fait et qui doit le faire. Vous pourriez comparer cela à la charge mentale de la société. Plutôt que tout garder dans votre tête, vous le couchez sur le papier, ce qui responsabilise toutes les personnes qui travaillent pour vous et vous décharge l’esprit, afin de vous consacrer à des activités plus intéressantes.
Mais la systématisation est aussi utile pour l’entrepreneur individuel qui, parfois, à tendance à se disperser, voire à procrastiner. Elle vous évitera de réaliser des activités stériles qui ne vous rapprochent pas de vos objectifs, de passer 3 jours à faire votre déclaration fiscale ou d’organiser votre emploi du temps pour atteindre vos buts sans vous épuiser.
En plus, avec le temps gagné sur les tâches nécessaires mais sans valeur, vous pouvez améliorer votre taux de conversion, développer un nouveau produit, démarcher, etc.
Si vous n’êtes pas encore convaincu des bénéfices de la systématisation, je vous invite à découvrir tout ce qu’elle peut faire pour vous.
Pourquoi créer des processus d’entreprise ?
Vous vous épanouissez dans le chaos et vous vous demandez ce qu’un environnement de travail organisé peut vous apporter (à part l’ennui) ? Voici XX raisons de passer à la systématisation :
- La paperasserie est gérée dans les temps, efficacement et sans aucun stress. Je pense essentiellement à la comptabilité, le talon d’Achille de beaucoup d’entrepreneurs, mais il y a des dizaines de petites tâches de ce type. Ces tâches qui, suivies quotidiennement, ne vous prennent presque pas de temps. Mais qui, lorsqu’elles sont faites en lot à la dernière minute, peuvent vite devenir un véritable enfer.
- Vous avez du temps prévu dans votre planning pour développer votre réseau, prospecter, participer à des salons, des séminaires, etc. C’est probablement la partie la plus importante pour faire fructifier une entreprise et pourtant, elle est souvent reléguée au rang d’activité secondaire, “lorsque vous en trouvez le temps”. En organisant vos différentes tâches, vous pouvez consacrer une après-midi, l’esprit serein, à discuter avec des partenaires potentiels.
- Vous pouvez mesurer l’évolution de vos projets. Si vous n’avez pas planifié les étapes de votre prochaine campagne de communication, le risque de la bâcler à la dernière minute est grand. Avec un calendrier, vous savez exactement quoi faire et quand le faire. C’est aussi le cas pour le développement d’un nouveau produit. Si vous travaillez avec des collaborateurs, cela sera en plus essentiel pour suivre l’évolution des différents objectifs.
- Vous maîtrisez votre temps et pouvez vous accorder des pauses bien méritées. Vous pourrez assister au spectacle de fin d’année scolaire. Vous pourrez même prendre quelques jours de congé sans devoir y renoncer en dernière minute pour gérer des urgences qui auraient pu être anticipées grâce à une bonne organisation.
Si vous êtes convaincu, découvrez ci-dessous comment lancer le pilotage de votre entreprise d’une main de maître.
Comment systématiser son business ?
Il n’est jamais trop tôt, ou trop tard, pour mettre en place les outils de pilotage de votre entreprise.
Lister les fonctions clés
Pour commencer, faites une liste de toutes les fonctions essentielles au bon fonctionnement de vos activités. Pour la majorité des organisations, il s’agit de :
- La comptabilité : tâche acariâtre s’il en est, la comptabilité peut pourtant vous rendre de nombreux services, à commencer par vérifier la rentabilité de votre entreprise.
- Les ressources humaines : elle devient indispensable dès que vous engagez une personne, parce que vous devez respecter les nombreuses lois qui entourent la relation de travail.
- La recherche et le développement (de nouveaux produits) : sans produit à vendre, pas de vente. La R&D doit donc être au cœur de vos préoccupations.
- Le marketing et les ventes : si vous avez créé le logiciel de CRM le plus puissant de la planète, mais que personne ne le sait, vous ne le vendrez pas. Vous devez donc mettre en place des stratégies pour gagner en visibilité, promouvoir votre marque, faire connaître vos produits, trouver un marché cible et vendre.
- L’administration et le support à la clientèle : de l’envoi des devis à la gestion du SàV, en passant par la commande de papier pour l’imprimante, la gestion administrative est centrale pour le bon fonctionnement de votre entreprise.
- Le soutien technologique : perte de données, virus informatiques, site web inaccessible… ce sont des événements malheureux mais inévitables dans la vie d’une entreprise. Et ils doivent, autant que possible, être anticipé pour y apporter une réponse rapide et efficace.
- Les achats : quelle que soit votre activité, vous devez parfois réaliser des achats pour votre entreprise (fournitures de bureau, logiciels, cartes de visite, etc.) et idéalement, au meilleur prix.
- La logistique : si vous commercialisez des produits physiques, vous devez également penser à la logistique (stockage des produits, transport, etc.).
Cette liste doit être adaptée en fonction de votre activité réelle. Ainsi, un entrepreneur qui commercialise des produits d’information dématérialisés n’a pas besoin de logistique, mais la technologie et la sécurité informatique de ses produits sont critiques.
Organiser votre entreprise ne se limite pas à établir la liste de ses fonctions essentielles. Vous devez également les hiérarchiser et dans certains cas, les regrouper. Une grande entreprise aura ainsi un département marketing distinct du département commercial, alors qu’une PME traitera ces aspects au sein de la même cellule.
Prioriser les activités
Recherche et développement
Pour lancer un business, il vous faut… un produit. Voire plusieurs. La fonction recherche et développement doit donc se trouver en haut de votre liste, car elle est la condition sine qua non à l’existence de votre entreprise. Après quelque temps, elle reste importante pour votre compétitivité, puisque vous devez constamment améliorer l’existant ou innover afin de continuer à satisfaire la demande et faire face à une concurrence de plus en plus forte.
L’administration, le SàV et la comptabilité
Gênantes mais indispensables, ces fonctions sont généralement déléguées dès le lancement de l’entreprise. Vous pouvez ainsi confier la gestion quotidienne des aspects administratifs et comptable à un freelance ou un salarié ou bien répartir les gestion des différentes tâches à des organismes externes tels qu’un cabinet comptable ou de gestion administrative.
Le soutien technologique
La sécurité et le fonctionnement de vos équipements informatiques sont critiques, a fortiori si la majorité de vos activités se déroulent sur Internet. Même si vous êtes capable de créer un site web sur WordPress et de l’entretenir au quotidien, n’attendez pas pour vous assurer les services d’un expert. Il pourra vous tirer d’ennui en cas de problème technique.
Le marketing et les ventes
Nécessaires à la croissance de votre entreprise naissante, ces fonctions peuvent être exécutées par vous dans un premier temps, mais vous serez rapidement dépassé lorsque vous aurez acquis quelques clients. Vous pouvez donc faire appel à un prestataire externe au début, voire à des salariés par la suite. Avec le temps, ces fonctions seront progressivement séparées en des départements distincts.
Lorsque vous avez établi clairement les priorités de votre entreprise, vous devez élaborer des procédures assurant le bon déroulement de chaque activité.
Établir des procédures
L’idée est de consigner les processus par écrit, dans une sorte de répertoire (un simple dossier peut suffire) facilement accessible.
Réaliser les procédures de son entreprise peut sembler angoissant, mais il s’agit surtout de bon sens et de logique.
Vous commencerez par schématiser les flux de travail au niveau de chaque fonction et entre chacune. Certaines tâches, telles que la facturation, font effectivement intervenir plusieurs pôles : la comptabilité, les ventes et l’administratif. Comment ces fonctions, lorsqu’elles sont exercées par différentes personnes, collaborent-elles ? Même si vous êtes seul, vous pouvez vous poser la question : une fois qu’une facture est établie, comment en faites-vous le suivi ? Avec vous un processus pour vérifier son paiement, l’inscrire dans les écritures comptables, faire des relances, etc. ?
L’ensemble de la chaîne doit aussi faire l’objet d’un processus : lorsqu’un achat est réalisé par un client, qui se charge de l’expédier ? Dans quels délais ? Qui la facture ? Qui assure le service client ? Ce processus global vous aidera à améliorer le service offert à vos clients et à repérer les pertes d’efficacité : est-il possible de traiter la demande plus rapidement ? Ou d’automatiser certaines tâches ?
Toutes les procédures d’importance devront être consignées par écrit, indiquer la date de création ou de mise à jour, la personne responsable de la création, celle en charge de l’exécution de la tâche, etc.
Vous trouverez de nombreux modèles de procédures sur le Net, dont certaines utilisées par de grosses entreprises. Inutile de réinventer la roue, vous pouvez vous en inspirer pour votre société.
Externaliser et automatiser
Vous avez une vision, une idée qui peut vous rendre prospère, mais qui ne le fera pas si vous passez votre temps à faire la compta, le SàV ou l’optimisation de votre site.
Les procédures établies augmenteront votre productivité, mais elles ne suffiront pas indéfiniment. Assez rapidement, vous devrez investir dans votre activité si vous voulez réussir.
Dans un premier temps, en particulier si vous avez un business en ligne, vous investirez dans l’automatisation marketing. Avec un auto-répondeur (AWeber, SendinBlue, MailChimp, etc.), vous pourrez envoyer des emails automatisés aux personnes qui s’inscrivent à votre newsletter ou qui demandent certains renseignements sur votre produits. Vous pourriez par exemple envoyer une brochure.
Ce système vous permettra également d’informer régulièrement les abonnés sur vos actualités, vos offres, mais aussi de les pousser plus profondément dans l’entonnoir de vente.
L’autorépondeur sera aussi très utile pour assurer le suivi des clients, car vous pourrez, par exemple, envoyer des enquêtes de satisfaction ou des emails qui célèbrent certains événements importants (anniversaires, fêtes, etc.).
L’automatisation ne se limite toutefois pas au marketing. Certains logiciels comptables vous permettent de vous délester d’une grande partie des tâches traditionnelles en établissant des factures au départ des devis réalisés, en suivant la réception des paiements, etc.
Dans un second temps, vous pourrez faire appel à des prestataires de services pour déléguer davantage de tâches : expert-comptable, fiscaliste, webdesigner, webmaster, développeur, rédacteur, copywriter, assistant virtuel…
La systématisation, la solution pour gagner en productivité
La systématisation de ses activités exige une réflexion approfondie et la création d’une structure et de processus efficaces. Vous devrez donc y investir du temps et des efforts, mais ils en valent la peine à long terme.
C’est faire le choix de la croissance. Vous ne seriez pas capable de parvenir à des résultats similaires si vous vous lanciez sans une organisation de pointe. Avec le temps, vous pourrez vous entourer de personnes compétentes et vous concentrer davantage sur la stratégie, le développement de nouveaux produits et la vente.
Il n’est jamais trop tard pour mettre en place les processus nécessaires à la pérennité de vos activités ou pour modifier des procédures caduques ou inutiles. Lorsque tout sera en place, vous serez littéralement aux commandes de votre entreprise, que vous pourrez piloter dans la bonne direction.