Comment rédiger un écrit professionnel ?

Si vous ressentez une pointe d’anxiété avant d’écrire un email, une proposition commerciale, une lettre de motivation ou un rapport, rassurez-vous : vous n’êtes pas le seul. La rédaction professionnelle peut être un défi de taille, même pour les communicants les plus aguerris. Pour vous guider, cet article vous explique comment rédiger un écrit professionnel.

Rédiger un écrit professionnel : une compétence cruciale

Pourquoi devriez-vous vous soucier de la rédaction professionnelle ? Parce que dans le monde du travail, tout commence par un écrit.

• Vous cherchez des investisseurs ?
• De nouveaux clients ?
• Un nouvel emploi ?

Dans 99 % des cas, vous envoyez d’abord une demande de contact par écrit, généralement un email, éventuellement accompagné d’une brochure, d’une proposition commerciale, d’une lettre de motivation, etc.

Dès lors, même si vous êtes excellent à l’oral, vous devez d’abord convaincre par écrit pour décrocher un rendez-vous. Et c’est là que beaucoup de personnes échouent.

Elles ont la motivation. Elles ont l’intelligence. Elles ont des idées brillantes et des arguments en béton armé. Mais lorsqu’il s’agit de mettre ces idées sur papier, c’est le blocage total. Elles peinent à transmettre leurs pensées avec clarté et passion. Et cela peut leur faire manquer des opportunités. D’où l’importance d’apprendre comment rédiger un écrit professionnel.

Identifier le destinataire

Écrire un SMS à votre ami Jean-Luc est une chose, mais rédiger un message Slack pour un collègue ou une demande de financement pour un investisseur en est une autre. La différence réside dans votre connaissance du destinataire et dans la façon dont vous utilisez cette connaissance.

Vous savez que Jean-Luc déteste le langage SMS et qu’il a peur du vide. Vous savez aussi qu’il est fier comme un paon. Alors, lorsque vous lui envoyez un SMS pour lui proposer de faire du parapente ce dimanche, c’est en toutes lettres, en avançant des arguments rassurants et, bien sûr, en piquant son orgueil. Vous mettez toutes les chances de votre côté pour obtenir une réponse positive.

Vous devez faire de même avec vos clients, vos collègues, votre patron, vos fournisseurs, etc. C’est pourquoi il est indispensable de les connaître.

Commencez par identifier votre public cible, la ou les personnes à qui s’adresse le message. Ensuite, plongez-vous dans sa psychologie : ses motivations, son vocabulaire, son degré de proximité avec vous, ses objections et même sa culture. Plus vous en saurez, mieux vous pourrez personnaliser votre message pour répondre à ses besoins, capter son intérêt et obtenir une réponse positive.

Définir l’objectif de l’écrit

Que voulez-vous dire ? Qu’attendez-vous de cette communication ? Fixer un objectif précis permet de guider le lecteur vers l’action souhaitée et de mesurer l’efficacité de votre communication. Voici comment faire :

• Identifiez le résultat attendu : vous voulez que votre lecteur prenne une certaine action ? Vous souhaitez faire connaître votre marque ? Peut-être voulez-vous convaincre un investisseur de financer votre projet ? Ou simplement partager des connaissances. Le choix vous appartient, mais soyez clair sur ce que vous attendez de cet écrit.
• Soyez spécifique : plus l’objectif est spécifique, plus il est efficace. Prenez pour exemple le piège de l’envoi massif de CV et de lettres de motivation. Oui, vous pouvez dire que votre objectif est d’en envoyer autant que possible, mais soyons réalistes, cela ne vous mènera probablement nulle part. Au lieu de cela, concentrez-vous sur des objectifs précis comme décrocher un certain nombre d’entretiens d’embauche. La qualité prime sur la quantité.
• Tenez compte du destinataire : l’objectif doit aussi être adapté au destinataire. Vous pouvez avoir un objectif ultime, par exemple augmenter le nombre de clients grâce à une stratégie marketing innovante. Mais celui-ci doit être décomposé en objectifs plus spécifiques et adapté à chaque partie prenante. Ainsi, lorsque vous présentez votre projet au comité de direction, votre objectif immédiat n’est pas l’augmentation du nombre de clients, mais l’adoption de cette nouvelle stratégie. Et lorsque vous présentez ce projet aux salariés de l’entreprise, votre objectif immédiat est de les informer sur les changements à venir tout en obtenant leur soutien.

Planifier la rédaction

Lors de la phase de planification, vous établissez la structure du document, vous identifiez les idées principales et les organisez pour les présenter de manière logique et convaincante. Voici comment planifier votre écrit :

• Structurer le contenu : la structure globale dépend du type d’écrit (rapport, article, email, etc.) que vous rédigez. Ainsi, un rapport contient une introduction, des sections, des sous-sections, des conclusions et des recommandations. Un email, en revanche, contient généralement une introduction et quelques paragraphes.
• Identifier les idées principales : quels sont les points clés de votre message ? Énumérez-les de manière concise. Cela vous aidera à rester concentré et à éviter les élucubrations pendant la rédaction.
• Hiérarchiser l’information : l’information la plus importante doit apparaître en premier.
• Créer des listes de points : pour chaque idée principale, créez une liste à puces qui reprend les éléments à aborder.

La planification d’un écrit peut sembler chronophage. Mais elle permet de gagner du temps et de fluidifier le processus de rédaction.

Rédiger l’écrit professionnel

Captiver grâce à l’introduction

L’introduction est votre première chance de faire bonne impression. Parfois, c’est la seule chance de faire une bonne impression. Alors, voici quelques astuces pour créer une introduction qui fait mouche :

• Capter l’intérêt du lecteur avec une accroche (première phrase) percutante. Elle peut contenir une anecdote, une statistique surprenante, une question qui fait réfléchir, ou même une citation originale. Dans les situations plus formelles, vous pouvez remplacer l’accroche par une mise en contexte en expliquant, en une phrase, pourquoi vous contactez le destinataire. Par exemple, la première phrase d’une lettre de motivation indique généralement le poste convoité et la référence de l’offre d’emploi.
• Préciser le sujet : l’objectif n’est pas de surprendre le lecteur ou de créer du suspense. Annoncez le sujet du message immédiatement pour l’informer et l’aider à comprendre votre communication.
• Indiquer pourquoi le sujet est important : le lecteur dispose probablement de moins d’informations que vous sur le sujet concerné. Dès lors, il ne se rend pas nécessairement compte de son importance. Alors, je vous recommande d’expliquer brièvement pourquoi c’est important et pourquoi il devrait s’y intéresser. Quels sont les enjeux ? Les conséquences ?
• Présenter un aperçu du contenu : ce n’est pas nécessaire pour un texte court (un email, par exemple). Mais il est préférable d’introduire les contenus plus longs en donnant un bref aperçu des points qui seront abordés.
• Rester concis : l’introduction est une mise en bouche. Elle ne doit pas rassasier le lecteur au point de l’empêcher de poursuivre sa lecture. Idéalement, elle ne doit pas dépasser 10 % de l’ensemble du texte.

Développer le contenu principal

Le corps du texte est la partie centrale de votre écrit professionnel. C’est là que vous développez vos idées, arguments et informations pour informer ou persuader votre public. La rédaction professionnelle suit de nombreuses règles, mais voici celles qui vous permettront d’obtenir rapidement d’excellents résultats.

Conseils de structuration

• Ajouter des titres et des sous-titres : grâce à ces éléments, divisez le contenu en sections facilement identifiables. Cela facilite la navigation, valorise les points clés et permet au lecteur de trouver rapidement les informations pertinentes.
• Utiliser des listes à puces : les listes facilitent la lecture et aèrent le texte. Utilisez-les pour énumérer des éléments ou pour résumer les points principaux du texte.
• Rédiger des paragraphes courts : les longs et denses paragraphes ressemblent à des briques et n’incitent pas à la lecture. Un paragraphe de quelques lignes est plus digeste.
• Présenter une idée par paragraphe : pour faciliter la compréhension du texte, évitez de mélanger les informations. Divisez vos idées en sections et en paragraphes.
• Employer des exemples concis : les exemples – études de cas, anecdotes, etc. – permettent d’illustrer vos arguments et d’améliorer la crédibilité de vos écrits. Ils rendent le contenu plus tangible pour le lecteur. Veillez à rester concis pour ne pas vous perdre dans des détails inutiles.
• Insérer des preuves solides : chaque argument devrait être étayé avec des preuves solides telles que des données statistiques, des recherches, des citations d’experts ou des sources crédibles.

Conseils de rédaction

• Utiliser un langage simple et éviter le jargon : la lisibilité du texte est essentielle. Le lecteur doit comprendre le sens d’une phrase dès la première lecture. C’est particulièrement important lorsque vous vous adressez au grand public, mais pas seulement : même les experts préfèrent un langage simple et compréhensible, en particulier sur le Web. Le jargon est toléré dans les textes destinés à des spécialistes, à condition de ne pas en abuser.
• Privilégier la qualité sur la quantité : si vous pouvez transmettre votre message de manière concise en quelques paragraphes, c’est parfait. La brièveté est souvent appréciée dans le monde professionnel.
• Éviter les phrases passives : elles rendent le texte moins dynamique et nuisent à son efficacité.
• Raccourcir les phrases longues : pour donner du rythme au texte, vous pouvez alterner les phrases longues et courtes. Il y a toutefois des limites : certaines phrases sont si longues et contiennent tellement de propositions subordonnées qu’elles en deviennent incompréhensibles.
• Limiter les répétitions : un vocabulaire diversifié améliore la crédibilité du texte. Il est donc préférable de chasser les trop nombreux doublons. De plus, il est inutile de répéter la même idée si elle a déjà été exposée clairement, surtout dans un texte court.
• Utiliser des mots de transition : les mots de transition et connecteurs logiques permettent de créer un texte fluide et cohérent. Ces mots permettent de lier les idées et les paragraphes pour guider le lecteur à travers l’écrit.

Revoir et corriger ses communications professionnelles

Vous avez terminé le premier jet ? Votre travail ne s’arrête pas là. Il faut maintenant le revoir, le reformuler et le corriger. Mais pas tout de suite. Profitez de quelques minutes ou quelques heures de répit avant de vous remettre à la tâche.

N’hésitez pas à diviser les longs documents en sections pour rendre la révision plus gérable et vous concentrer sur une partie à la fois.

La révision se déroule en 4 étapes principales :

• Lecture à voix haute
• Vérification de la cohérence et du style
• Correction du français (grammaire, orthographe, ponctuation)
• Relecture finale (avec ou sans avis externe)

Lecture à voix haute

Commencez par une lecture du texte à voix haute. Cela peut sembler surprenant, mais cette technique vous aide à identifier les erreurs grammaticales, le manque de fluidité, les incohérences, les répétitions, les phrases trop longues ou complexes, etc. Surlignez les passages à revoir au cours de votre lecture, vous pourrez y revenir ensuite.

Cohérence et style

Lors de la révision, je vous conseille de contrôler les éléments suivants :

• Respect de l’objectif du texte : assurez-vous que chaque élément contribue à atteindre l’objectif assigné au texte. Si une section semble en dévier, révisez-la en conséquence ou supprimez-la.
• Progression logique : vérifiez que chaque section découle naturellement de la précédente de façon à créer un texte fluide.
• Valorisation des points clés : si certains points ou arguments sont particulièrement importants, veillez à les mettre en évidence grâce à une mise en gras, à des encadrés ou aux sous-titres.
• Clarté : mettez-vous à la place du destinataire et demandez-vous si le texte est clair et compréhensible. Reformulez les phrases ambiguës ou floues.
• Cohérence : assurez-vous de la cohérence globale du contenu, notamment dans le style utilisé. Si des termes techniques sont employés, veillez à ce qu’ils soient utilisés de manière cohérente tout au long du texte.
• Longueur des phrases et paragraphes : si des phrases ou des paragraphes trop longs compliquent la lecture, fragmentez-les ou reformulez-les.
• Répétitions : un mot ou une formule revient en permanence ? Essayez de trouver des synonymes ou des périphrases pour ajouter de la variété.
• Vérification des faits : si l’écrit contient des données, des chiffres ou des faits, vérifiez leur exactitude. Des informations incorrectes peuvent nuire à votre crédibilité.
• Citations et références : si vous avez inclus des citations ou des références, assurez-vous qu’elles sont correctement formatées.
• Exemples : si vous présentez des exemples en support de votre argumentation, assurez-vous qu’ils soient détaillés et pertinents.

Grammaire, orthographe et ponctuation

Même si vous faites preuve de concentration pendant la rédaction de votre écrit professionnel, des erreurs peuvent subsister. Lorsque vous avez terminé de rédiger et de reformuler, passer l’ensemble de votre document au peigne fin pour repérer toutes les fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation.

Veillez particulièrement aux éléments suivants :

• Cohérence : l’orthographe a été réformée au début des années 1990. Les deux systèmes coexistent désormais, mais ils ne peuvent pas coexister au sein du même texte. Ainsi, si vous avez décidé que l’accent circonflexe était un vestige du passé, vous devez aussi utiliser les autres règles de l’orthographe réformée.
• Compléments du nom : lorsque vous écrivez salle de bain, centre d’intérêt, domaine d’expertise ou chiffre d’affaires, le complément du nom doit-il prendre la marque du pluriel ou non ? L’usage veut que le complément soit toujours au singulier lorsqu’il désigne nécessairement un seul élément (coups de pied : on ne frappe qu’avec un seul pied) ou qu’il désigne une chose qu’on ne peut dénombrer telle que l’expertise, l’eau, le métal…
• Pléonasmes : même s’ils sont courants à l’oral, ils ne peuvent pas être reproduits à l’écrit. Ainsi, évitez les « comme par exemple » et autres « puis ensuite », « reporter à une date ultérieure », « prévenir à l’avance », etc.
• Homonymes et homophones : ils sont rarement détectés par les correcteurs automatiques d’orthographe. Vous devez donc redoubler de prudence lorsque vous employez des mots tels que « en train » (entrain), « censé » (sensé), « soi » (soit), etc.
• Certaines formules souvent fautives : tout/tous type(s), hors/or, et/eh bien, en quelque sorte (qui s’écrit au singulier), ledit (et non « le dit »), etc.
• Accords : veillez aux accords sujet-verbe et adjectif-nom.
• Confusions fréquentes : l’oubli de la négation avec le sujet « on », la confusion entre le nom et le verbe (diagnostic/diagnostique) ou entre le participe présent et l’adjectif (communiquant/communicant).
• Conjugaison : dans les communications professionnelles, l’indicatif présent est le temps le plus utilisé. Il permet de dynamiser le texte et de l’ancrer… dans le présent. D’autres temps peuvent toutefois être utilisés, auquel cas vous devez veiller à la concordance des temps et éviter les pièges (utilisation de l’infinitif à la place du participe passé, conjugaison à l’impératif, [non] accord du COD avec l’auxiliaire « avoir », etc.).
• Espaces insécables : elles s’utilisent avec les chiffres (« 6 000 », « 24 h/24 ») et avec certains caractères spéciaux tels que le point d’exclamation, le point d’interrogation, les guillemets, etc.
• Accentuation des majuscules : les majuscules doivent aussi prendre un accent lorsque nécessaire. Ainsi, il faut écrire « États-Unis », et non « Etats-Unis ».

Vous pouvez trouver de nombreux conseils dans l’ouvrage Mieux rédiger publié par Bescherelle. Pour la typographie, je vous conseille le Lexique des règles typographiques publié par l’Imprimerie Nationale.

Relecture finale

Après avoir corrigé la formulation, le fond et le français, vous pouvez effectuer une dernière relecture de contrôle. Prenez votre temps et n’hésitez pas à demander un avis extérieur. Un correcteur d’orthographe tel qu’Antidote, Cordial, Scribens ou LanguageTool peut également vous aider.

Soigner la présentation

Vous venez de terminer la rédaction de votre écrit professionnel. Maintenant, il faut le formater. En effet, la présentation affecte la façon dont votre message est perçu et compris par le destinataire. Prenez ces deux exemples : lequel avez-vous le plus envie de lire ?

La présentation idéale dépend du type de contenu (article, rapport, email, etc.), mais les conseils suivants sont universels :

• Une mise en forme consistante : le document doit être uniforme (police, taille de caractères, espacement entre les lignes, marges, etc.).
• Structuration avec des titres et des sous-titres : lorsque le document est long ou complexe, les titres et les sous-titres permettent d’organiser le contenu et de faciliter la lecture. Respectez la hiérarchisation des titres : titre 1, titre 2, titre 3, etc.
• Utilisation de listes : organisez les éléments dans des listes à puces ou numérotées pour améliorer la lisibilité du texte.
• Insertion de visuels : les images, graphiques et autres éléments visuels aèrent le texte et attirent l’attention du lecteur. Ils doivent être pertinents par rapport au contenu.
• Mise en forme du texte : il est préférable d’éviter de souligner un texte, sauf si celui-ci est cliquable. Le gras peut être employé avec parcimonie pour mettre en valeur certaines phrases. L’italique doit être utilisé conformément aux règles typographiques (pour les titres d’ouvrage, par exemple).
• Formatage de l’en-tête et du pied de page : utilisez ces zones dans les documents longs pour guider le lecteur en y mentionnant le numéro de page, le titre de la section ou des informations de contact.
• Absence de justification : le texte ne doit jamais être justifié, sauf dans certains documents académiques. La justification est visuellement agréable, mais elle supprime les repères visuels qui guident la lecture.
• Test d’imprimabilité : lorsque le document est destiné à l’impression, vérifiez que les marges sont bien positionnées et que le contenu est correctement ajusté. Sauvez-le au format PDF pour vous assurer de garder la mise en forme.

Vous savez désormais comment rédiger un écrit professionnel. Quelle que soit votre position, les conseils de cet article peuvent vous aider à progresser dans votre carrière en communiquant mieux avec vos partenaires (clients, patron, collègues, etc.). Toutefois, la lecture de ces conseils est insuffisante : il faut les mettre en pratique pour les maîtriser et constater l’effet d’un mot bien choisi.