Pour réussir vos écrits professionnels, vous devez d’abord définir un objectif clair et adapter votre ton au profil de votre destinataire afin de garantir la réception du message. La rédaction doit privilégier la clarté et la concision grâce à des phrases courtes, une structure logique et une mise en page aérée qui facilite la lecture rapide. Enfin, une relecture méticuleuse centrée sur l’orthographe et la ponctuation est indispensable pour asseoir votre crédibilité et éviter toute ambiguïté technique ou relationnelle.
La communication — cette capacité à transmettre clairement un message à une autre personne — est une compétence cruciale dans le monde des affaires.
Mais elle est souvent négligée. Pire, certains professionnels jurent que l’écrit est mort, tué par les podcasts, vlogs et réseaux sociaux de l’ère numérique.
Pourtant, nous n’avons jamais autant écrit. D’où l’importance de cette compétence.
Dans les lignes qui suivent, vous découvrirez un guide de la rédaction professionnelle à destination du monde de l’entreprise. Que vous soyez un contributeur individuel, un manager ou un chef d’entreprise, ce guide vous aidera à communiquer avec clarté, concision et persuasion pour atteindre vos objectifs professionnels.
Les fondamentaux de la rédaction professionnelle
Avant de commencer
Avant de commencer à écrire, vous avez de nombreux détails à régler. En effet, vous devez d’abord déterminer :
- Ce que vous voulez dire : vous devez avoir une idée précise du message que vous souhaitez transmettre aux lecteurs. Que doivent-ils apprendre, comprendre ou faire à la lecture de votre texte ?
- Comment vous voulez le dire : le format et la façon dont votre message sera publié influencent votre écrit (style, ton, longueur, etc.). Vous devez donc en identifier le format et les endroits où il apparaîtra dès le départ.
- Ce que le destinataire doit ressentir lors de la lecture : grâce à cette information, vous choisirez plus facilement les mots, les métaphores et le style appropriés. Votre objectif est de rendre les lecteurs heureux ? Utilisez des exemples drôles ou originaux ainsi que des mots joyeux. Vous voulez galvaniser votre lectorat ? Employez des mots puissants et des métaphores dramatiques.
- Ce qu’ils doivent faire après avoir lu : à moins que vous écriviez un roman, vous n’écrivez pas pour être lu. Vous écrivez pour obtenir un résultat qui, souvent, prend la forme d’une action accomplie par le lecteur (répondre à votre email, valider un budget, vous engager, vous octroyer une augmentation, etc.). Identifiez ce résultat et pensez-y tout au long de la rédaction : tous vos mots doivent conduire le destinataire à accomplir l’action espérée.
Comprendre l’audience
Il est essentiel de comprendre votre destinataire pour adapter votre communication à ses centres d’intérêt, ses croyances, ses besoins, son rôle et sa personnalité.
Dès lors, préparez-vous soigneusement avant toute communication professionnelle (même verbale). Essayez de comprendre votre interlocuteur et ne supposez pas qu’il partage automatiquement vos opinions.
Découvrez les mots et les expressions qu’il utilise en étant attentif lors de vos conversations ou en examinant ses commentaires sur les médias sociaux, les forums, etc. En utilisant son langage, vous lui donnez l’impression d’être sur la même longueur d’onde, ce qui le place dans de bonnes dispositions à votre égard.
Choix du format
Pour identifier le meilleur format de communication, laissez-vous guider par le contexte et les préférences de votre public. Ainsi, pour communiquer à distance dans la sphère professionnelle, en particulier dans un contexte international, l’email a progressivement supplanté le téléphone. Toutefois, lorsque le sujet est délicat, porte à débat ou à discussion, le téléphone (ou la visioconférence) est plus efficace.
De même, un mémo peut être remplacé ou accompagné par une vidéo lorsque vous souhaitez faire la démonstration d’un processus ou d’un outil.
Il est crucial de choisir le format de communication en fonction du contexte et des besoins spécifiques du public pour maximiser l’efficacité de vos échanges professionnels.
Choix grammaticaux
Les pronoms personnels
Le choix des pronoms personnels a une influence majeure sur le texte, car elle détermine la perspective depuis laquelle vous vous adressez au lecteur.
Ainsi, vous utilisez la première personne (« je », « nous ») pour partager vos expériences et vos opinions. Elle vous permet de créer un lien direct avec le lecteur, comme si vous étiez en train de lui parler, ce qui la rend idéale pour les articles de blog, les emails et plus généralement, les communications informelles. Mais ayez la main légère, car son utilisation excessive peut sembler narcissique.
Vous pouvez également employer la deuxième personne (« tu », « vous ») dans un contexte professionnel lorsque vous souhaitez vous adresser directement au destinataire, capter son attention et l’inciter à vous lire. Cependant, tout comme pour la première personne, l’utilisation excessive de la deuxième personne peut être contre-productive, car votre texte peut sembler directif. Un dosage approprié est donc essentiel. Je vous conseille de l’utiliser dans les mémos, les emails et les communications informelles.
La troisième personne (« il », « elle », « ils »), impersonnelle et formelle, est souvent privilégiée dans des contextes professionnels. Elle crée une impression d’objectivité et de crédibilité. Son utilisation est particulièrement pertinente dans les rapports, les articles de recherche et les documents officiels.
La voix active ou passive
La voix active met l’accent sur la personne (l’agent) qui effectue l’action, alors que la voix passive met l’accent sur la personne, l’animal ou la chose qui subit l’action. Voici un exemple pour chaque forme :
- Voix active : Elon Musk a détruit Twitter
- Voix passive : Twitter a été détruit par Elon Musk
La voix active est généralement préférée en rédaction professionnelle, car elle est plus directe, concise et met en évidence l’agent de l’action. Elle crée un discours plus dynamique et urgent, propice à l’action et à la prise de décision. La voix passive peut toutefois être utile pour mettre certaines informations en évidence.
Choix du style
Le choix du style est relativement limité dans un contexte professionnel. Difficile d’utiliser l’humour dans une présentation aux actionnaires, de faire de la poésie dans un rapport d’audit ou d’utiliser le langage SMS pour parler aux stagiaires (même si vous voulez « faire cool »).
Vous avez malgré tout une certaine latitude quant au degré de formalisme de votre texte. Ainsi, un style informel est recommandé lorsque vous connaissez bien le destinataire (vos collègues directs, par exemple). Vous pouvez utiliser la première et la deuxième personne, un ton conversationnel, des phrases courtes et directes et même saupoudrer votre message d’un peu de personnalité et d’émotion.
En revanche, si vous ne connaissez pas le destinataire (un recruteur, par exemple) ou que vous vous adressez à une assemblée (conseil d’administration, actionnaires, auditeurs, etc.), ne prenez pas de risques : utilisez un style formel. Vos phrases sont alors plus complexes, plus longues, le ton est impersonnel (il, ils) et le vocabulaire, plus châtié.
Structure et organisation
La rédaction professionnelle se distingue par une structure et une organisation soigneusement planifiées. Je vous conseille de commencer par créer la structure du document en fonction de son format (rapport, article, email, etc.).
Cette structure doit être détaillée, avec une introduction, des sous-titres, les grandes lignes de chaque paragraphe et une conclusion temporaire. Identifier les idées principales est essentiel pour garder votre concentration et éviter les digressions pendant la rédaction.
Quel que soit le format choisi, la hiérarchisation de l’information joue un rôle crucial. Les informations les plus importantes doivent apparaître en premier, offrant ainsi une compréhension rapide du contenu.
L’ajout de titres, de sous-titres et de listes à puces permet de diviser le texte en sections claires, facilitant la lecture et mettant en valeur les points essentiels. Des paragraphes courts, présentant une idée distincte chacun, améliorent davantage la compréhensibilité du texte. Par ailleurs, l’insertion d’exemples concis et de preuves solides, tels que des données statistiques ou des citations d’experts, renforce la crédibilité (et donc le pouvoir de persuasion) du texte.
Clarté et concision
La clarté et la concision sont impératives pour transmettre votre message. Pour éviter toute ambiguïté, je vous conseille d’utiliser un langage simple (mais non simpliste), même lorsque vous vous adressez à des experts, et de limiter l’utilisation du jargon.
La concision est aussi importante, car vos collègues, supérieurs, partenaires et clients n’ont pas le temps de lire un texte trop long. Soyez aussi direct que possible, en supprimant les mots inutiles, les digressions et les formes passives. Dans la même veine, raccourcissez ou divisez les phrases longues pour maintenir un rythme fluide.
Enfin, intégrez des mots de transition et des connecteurs logiques pour créer une cohérence dans votre texte et guider le lecteur à travers vos idées.
La rédaction des documents courants
Emails professionnels
L’email s’est imposé comme la forme de communication la plus populaire en entreprise. Simple et flexible, il vous permet de communiquer avec autant de destinataires que souhaité.
Simple… trop simple peut-être. En effet, ce format est souvent utilisé à l’excès. Des chaînes de dizaines d’emails remplacent désormais un appel qui aurait clôturé une discussion en 30 secondes. Les professionnels passent des heures à trier un nombre faramineux de courriels. Alors, ne surchargez pas vos destinataires avec des emails inutiles. Veillez à n’utiliser ce format que pour des messages essentiels et privilégiez des formes de communication plus souples (téléphone, slack, etc.) pour les messages moins importants.
Recommandations pour la rédaction d’emails professionnels
- L’email n’est pas un rapport de 100 pages. Le texte doit être bref, concis et structuré. Si vous devez aborder plusieurs points, utilisez des listes numérotées pour que les destinataires identifient facilement chaque information. Si vous devez écrire un email très long et détaillé, intégrez un résumé sous forme de liste à puces au début du texte pour donner l’opportunité aux destinataires de consulter (ou non) les détails s’ils le jugent opportun.
- Lorsque vous avez écrit le premier jet, mettez-vous à la place du destinataire et essayez d’anticiper ses réactions. Reformulez si nécessaire.
- Soyez positif et constructif dans vos communications écrites (verbales aussi, d’ailleurs). Cela vous permet de créer des relations de travail plus solides avec vos interlocuteurs.
- N’écrivez pas sous le coup de l’émotion. Attendez que la colère ou la contrariété soit retombée avant de rédiger et d’envoyer votre message.
- Pensez à supprimer les fils de discussion avant de répondre ou de transférer un email lorsqu’ils contiennent des commentaires négatifs exprimés par d’autres personnes (sauf si vous voulez vous faire des ennemis).
- Relisez toujours avant d’appuyer sur « envoyer ».
Structure de base d’un email
- Ligne d’objet : concise, cette ligne placée en en-tête de l’email spécifie clairement le sujet de votre message.
- Salutation : cette formule de politesse qui introduit le message dépend de votre relation avec le ou les destinataires, ainsi que du contexte de l’email. Elle peut varier de « Cher Monsieur Dupont » (pour un client ou un actionnaire, par exemple) à « Hey toi » (pour un collègue avec lequel vous êtes devenu ami), en passant par les nombreuses variations de « Cher Luc », « Bonjour Leila » ou tout simplement « Thomas ».
- Introduction : en une ligne, préciser l’objectif du message. Ajoutez-y un résumé complet sous forme de liste si le corps du message est long et détaillé.
- Corps du texte : insérez les informations et les idées clés que vous souhaitez communiquer. Chaque idée ou problème doit être traité dans un paragraphe différent et par ordre d’importance. Utilisez des puces ou des numéros pour faire ressortir des idées ou des questions distinctes.
- Action : indiquez les actions que vous allez prendre, ainsi que celles qui devraient être prises par le destinataire, le cas échéant. Mentionnez les éventuelles contraintes de temps.
- Salutations de clôture : terminez en douceur avec une formule de politesse plus ou moins formelle selon le destinataire.
- Signature et coordonnées professionnelles.
Rapports
Les rapports ont un statut particulier, car ils sont à la fois des documents informatifs et persuasifs. En effet, si votre chef vous demande d’écrire un rapport sur telle activité, ne supposez pas que c’est une perte de temps. Ce rapport lui servira peut-être à demander un budget supplémentaire pour engager d’autres personnes, à défendre le projet (et donc, votre emploi), à justifier un changement dans les processus de l’entreprise, etc. Si ce n’est pas clair, n’hésitez pas à demander à quoi ce rapport doit servir et à qui il est destiné, cela vous aidera pour sa rédaction.
Lorsque vous connaissez le but du rapport, vous devez vous lancer dans le travail en commençant par des recherches. Des chiffres et données fiables assurent la crédibilité du rapport, ainsi que son pouvoir persuasif. Assurez-vous de documenter les données recueillies dans la section « références » ou « sources ».
Recommandations pour la rédaction de rapports professionnels
- Utilisez des termes clairs et connus de tous. Vous pouvez utiliser le jargon professionnel en vigueur dans votre entreprise si vous êtes certain qu’il est connu du destinataire du rapport.
- Soyez concis et évitez les répétitions pour faire gagner du temps aux lecteurs.
- Mettez les points clés en évidence grâce à des titres et des sous-titres qui guident le lecteur et facilitent la compréhension du rapport.
- Insérez des éléments visuels tels que des tableaux ou des graphiques pour soutenir votre argumentation.
- Soignez la mise en page en utilisant une police et une taille de texte appropriées. Veillez à ce que la numérotation des pages, les en-têtes et les pieds de page soient correctement formatés.
- Relisez attentivement pour chasser les fautes d’orthographe et de grammaire.
- Demandez à vos collègues de relire votre rapport pour bénéficier de retours constructifs et révisez votre travail si nécessaire.
Structure de base d’un rapport d’entreprise
- Page de garde : aussi appelée page de titre, cette page contient le titre du rapport, votre nom et la date. Elle peut également contenir le logo de l’entreprise et d’autres éléments graphiques qui améliorent l’esthétique du rapport.
- Résumé : le résumé devrait tenir sur une demi-page A4 et contenir le sujet du rapport, ainsi que les conclusions et recommandations principales.
- Table des matières : elle consiste en une liste des sections du rapport, avec les numéros de page et éventuellement, un lien hypertexte vers chaque section.
- Introduction : dans cette courte section (une demi-page environ), présentez brièvement le contexte, l’objectif du rapport et la manière dont il est structuré. Énoncez clairement les questions que le rapport vise à résoudre.
- Méthode et résultats : expliquez les méthodes utilisées pour collecter et analyser les données sur lesquelles se base le rapport. Présentez ensuite les résultats de manière claire en insérant des graphiques, des tableaux ou des diagrammes pour rendre les données plus compréhensibles.
- Conclusions et recommandations : résumez toutes les conclusions tirées des résultats et proposez des recommandations basées sur ces conclusions. Assurez-vous que vos recommandations sont pratiques et réalisables.
- Références : incluez une liste détaillée de toutes les sources citées dans le rapport, garantissant ainsi la transparence et la crédibilité de votre travail.
- Annexes : si des documents supplémentaires ou des données détaillées sont nécessaires pour étayer le rapport, placez-les dans les annexes.
Propositions commerciales
Les propositions commerciales, offres de services ou propals, sont généralement des documents dans lesquels une entreprise ou un entrepreneur détaille les contours (et le coût) d’une solution pour résoudre le problème d’un client. On peut les voir comme des devis très détaillés et persuasifs. Il peut s’agir d’un document qui décrit l’accompagnement d’un cabinet juridique pour gérer les cas de mobilité internationale des employés d’une société. Ou d’une proposition de création d’un logiciel sur mesure.
Les conseils suivants peuvent aussi être utilisés pour toute forme de proposition, même si elle est faite en interne et qu’elle n’implique pas un client externe.
Recommandation pour la rédaction de vos propositions commerciales
La clé d’une proposition commerciale efficace est de commencer par décrire les problèmes rencontrés par le client. Vous évoquez ensuite ses objectifs ou la situation idéale qu’il veut atteindre, puis décrivez comment vous pouvez l’aider à passer du problème aux objectifs qu’il s’est fixés. Pour résumer, vous présentez votre offre (qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service) comme la solution, le pont entre le problème et sa résolution.
Il est important de structurer la proposition pour qu’elle soit facile à lire et suive une séquence logique. Votre offre doit apparaître comme la solution logique et implacable. Vos explications doivent être claires pour aider le lecteur à comprendre ce que vous proposez et pourquoi. Cette clarté améliore le pouvoir de persuasion de votre proposition et inspire la confiance quant à la faisabilité de votre solution.
Enfin, n’oubliez pas d’insérer des informations sur le coût et les délais de réalisation de votre offre.
Structure de base d’une proposition commerciale
- Page de garde (ou page de titre)
- Table des matières
- Situation actuelle : décrivez, en quelques paragraphes, la situation actuelle du client ainsi que les processus en place pour atteindre les résultats escomptés (s’il y en a).
- Objectifs : présentez les objectifs ou la situation idéale envisagée par le client. Il est indispensable d’avoir des objectifs SMART, car ils serviront de référence pour juger de la qualité de votre travail.
- Méthode de travail : détaillez la façon dont vous comptez atteindre ces objectifs en présentant votre méthodologie, les actions à accomplir, les personnes responsables, l’échéancier, etc.
- Présentations : présentez brièvement votre entreprise et tous les collaborateurs qui s’occuperont de suivre le projet, en mettant l’accent sur les expériences pertinentes de chacun.
- Coûts : présentez l’investissement que représente le projet en ventilant les coûts (moyens humains, techniques, options complémentaires, etc.). Vous devez être transparent.
- Étapes suivantes : que doit faire le client après avoir reçu cette proposition ? Que se passe-t-il s’il l’accepte ? Comment doit-il la valider ? Indiquez clairement toutes les étapes à suivre augmente vos chances d’obtenir un retour favorable.
- Coordonnées : terminez par une page sur laquelle vous reprenez les coordonnées de la personne à contacter pour discuter du projet.
Relecture et correction
Pour vous assurer du professionnalisme de votre communication, vous devez la relire et la corriger. Avant de plonger dans la révision, je vous conseille de prendre quelques heures de répit pour avoir un regard frais sur votre travail.
Lorsque vous êtes reposé, revenez à votre document et relisez-le. Je vous recommande une procédure de révision en 4 étapes pour ne rien oublier :
- Étape 1 — lecture à voix haute : relire le texte à voix haute permet d’identifier facilement les problèmes de styles, les phrases trop longues, les répétitions, les incohérences, les oublis et même certaines erreurs grammaticales. Surlignez les passages à revoir au fur et à mesure de la lecture.
- Étape 2 — cohérence et style : effectuez ensuite une seconde lecture en étant attentif à la cohérence du texte. Progresse-t-il de façon logique ? Les idées et les paragraphes s’enchaînent-ils naturellement ? Les points clés sont-ils mis en valeur ? Effectuez les modifications nécessaires pour assurer la cohérence globale du contenu.
- Étape 3 — correction du français : à ce stade, le texte est presque finalisé. Vous avez revu sa logique et son rythme. Passez maintenant à l’orthographe, la grammaire et la ponctuation. Corrigez toutes les erreurs que vous voyez. N’hésitez pas à utiliser un correcteur automatique (Antidote, Scribens, Cordial, etc.), mais soyez conscient que ces outils n’empêchent pas toutes les fautes. Soyez particulièrement attentif aux pléonasmes et aux homonymes.
- Étape 4 — relecture finale : réalisez une dernière relecture de contrôle et n’hésitez pas à demander l’avis d’un collègue.
Votre communication est destinée au Web ? Découvrez la checklist complète pour la corriger.
À travers ce guide complet, vous avez découvert les fondements nécessaires pour produire des documents professionnels de qualité, depuis leur planification jusqu’à leur révision. La rédaction professionnelle n’est pas une corvée accessoire à votre emploi ; c’est une compétence dynamique qui participe à l’évolution de votre carrière. Cet art essentiel dans le monde des affaires vous permet de produire des documents percutants qui captivent, persuadent et inspirent vos collègues, vos supérieurs et vos clients.
